Patientendatenmigration / Überliegermanagement
Ab 06:00 Uhr werden Patienten in ORBIS aufgenommen.
Als „Überlieger“ gelten alle Patientinnen und Patienten, die am 30.09.2025 um 23:59 Uhr noch stationär oder teilstationär in Behandlung sind. Auch vorstationäre Patienten, die nach dem 01.10. in die stationäre Behandlung übernommen werden, zählen hierzu.
Übernahme ins neue System
Die Überlieger werden am 01.10. zwischen 04:00 und 06:00 Uhr aus dem Altsystem exportiert und nach ORBIS importiert.
Ab 06:00 Uhr stehen die Patientinnen und Patienten in ORBIS zur Verfügung.
In der Stationsansicht erscheinen diese zunächst in einer Warteliste. Die Pflegekräfte müssen die Zuordnung zu Zimmern und Betten per „Drag & Drop“ vornehmen.
Durch diese Zuordnung wird auch die Belegung an die Subsysteme (z. B. PDMS, Labor, Radiologie) weitergegeben.
Wichtiger Hinweis
In dieser Zeit zwischen 04:00 und 06:00 Uhr sind Schnittstellen (z.B. zu Labor, Mikrobiologie, etc.) nicht erreichbar. Für Laboranforderungen, die zwingend zwischen 04:00 und 06:00 durchgeführt werden müssen, sind die Labor-Antragskarten zu nutzen (Papierweg). Auch die radiologischen Untersuchungen müssen per Telefon und Papier angefordert werden.
Zwischen 04:00 und 06:00 Uhr ist beabsichtigt, die Notaufnahmen abzumelden. Notfälle werden dennoch zugehen.
Dringende Funktionsdiagnostik oder Interventionen (z.B. radiologische Untersuchungen, Notfall-OP oder Herzkatheter) müssen in dieser Zeit telefonisch koordiniert werden, die Fragestellung / Indikation muss ggf. über den Papierweg übermittelt werden.
Medizinische Dokumentation
Arztbriefe, Anamnesen und Befunde müssen ab 01.10. in ORBIS weitergeführt werden. Offene Briefe oder Anamnesen von Patientinnen und Patienten, die bis 30.09. entlassen wurden, sind im Altsystem abzuschließen. Bei Bedarf können Texte per Copy & Paste in ORBIS übernommen werden.
Allgemeine Anforderungen
Sämtliche offene bzw. im Vorfeld getätigten Anforderungen (z.B. Abdomen-Sono, Physiotherapie) sind in ORBIS neu anzumelden (siehe auch nachstehend). Wurde ein Befund zu einem Überlieger bereits im Altsystem erstellt, ist dieser dort zu finden und wird nicht in ORBIS übertragen.
Labor
Für Notfalllaboruntersuchungen zwischen 04:00 und 06:00 Uhr wird über den Notfallworkflow (Papier) angefordert. Davor und danach erfolgt die Anforderung wie gewohnt über Lauris.
Tumorboard
Für Überlieger, für die bereits eine Anmeldung im Altsystem zum Tumorboard ab dem 01.10.25 erfolgt ist, ist diese Anmeldung erneut in ORBIS manuell durchzuführen. Nur dann können weitere Details in ORBIS dazu erfasst werden.
Radiologie
Anforderungen, die bereits vorhanden sind (aus dem Altsystem angefordert wurden), sind für Überlieger in ORBIS manuell neu zu erfassen.
Wurden bisher Befunde im Altsystem teilerstellt (noch nicht abgeschlossen), sind diese im Altsystem zu beenden. Ebenfalls ist die Datenerfassung im Altsystem abzuschließen. Zwischen 04:00 und 06:00 Uhr müssen Untersuchungen analog oder per Telefon angefordert werden.
Kardiologie
Anforderungen zu CARD (CARD EKGM, ECHO, HSMD und HKAP), die bereits vorhanden sind (aus dem Altsystem angefordert wurden), sind für Überlieger in ORBIS manuell neu zu erfassen.
Geburtendokumentation / AddOn STORCH
Die Aufnahme der Entbindenden und deren Säuglinge erfolgt genau wie bei anderen Patienten auch: Die Aufnahme erfolgt bis 4:00 Uhr in i.s.h.med bis 04:00 Uhr, ab ca. 06:00 Uhr erfolgen die Aufnahmen in ORBIS.
Die Geburtendokumentation im AddOn STORCH erfolgt nur für Patientinnen, die ab 06:00 Uhr in ORBIS aufgenommen werden. Geburtsdokumentationen, die vor 06:00 Uhr begonnen wurden, sind im Altsystem abzuschließen.
Pflegedokumentation:
PPR 2.0 Einstufungen müssen für Überlieger manuell übertragen werden. Eine Kontrollliste in ORBIS unterstützt dabei, fehlende Einstufungen zu erkennen. Pflegeberichte und weitere Dokumente werden ab 01.10. ausschließlich in ORBIS erstellt.
Diagnosen und Prozeduren:
ICD- und OPS-Codes von Überliegern werden grundsätzlich in ORBIS übernommen.
Es ist eine Prüfung auf Vollständigkeit und Doppeldokumentation erforderlich. Leistungen, die nach dem 01.10. erbracht werden, sind ausschließlich in ORBIS zu dokumentieren. Innerhalb ORBIS steht eine Kontrollliste zur Verfügung, mit der geprüft werden kann, an welchen Tagen zu einem Patienten noch PPR-Einstufungen fehlen.
Komplex-OPS und Zusatzdokumentationen:
Psychiatrische OPS, multimodale Schmerztherapie, Palliativleistungen, Parkinson-Programme, Schlaganfall-Komplexe etc. müssen für Überlieger in ORBIS manuell nachgetragen werden. (Ärzte und Pflege: strukturierte Leistungserfassung (Palliativ), Therapeuten: über LSTM-Aufträge)
Es wird empfohlen, bei offenen Behandlungswochen Leistungen vollständig für 7 Tage rückwirkend zu erfassen, um Unschärfen zu vermeiden.
Komplex-OPS (Geriatrie, Palliativ, Multimodale Schmerztherapie, Parkinson, Schlaganfall)
Die bereits für Überlieger in i.s.h.med dokumentierte Leistungen sind in ORBIS erneut zu erfassen (TNL).
Implantat-Register-Meldungen
Alle Patienten, die vor dem Stichtag 01.10. entlassen und im Altsystem abgerechnet werden, müssen noch über MCC gemeldet werden.
Im Detail zu betrachten sind die Überlieger:
Erfolgte die OP noch vor dem Stichtag und wurde noch im MCC dokumentiert, ist der Meldebogen manuell in ORBIS auszufüllen.
Die Meldung an das Implantateregister ist erst nach Entlassung des Patienten möglich und muss vor dem Versenden der §301 Entlassanzeige in ORBIS dokumentiert werden.
DEMIS Arztmeldung
Die Arztmeldung einer meldepflichtigen Infektion muss zeitnah, sobald die Diagnose erkannt wurde, gemeldet werden. Es ist manuell klinikintern zu prüfen, ob bei Überliegern bereits im Altsystem eine Meldung versendet wurde.
